Zo organiseer je een geslaagd jubileumfeest

Als je bedrijf of vereniging een lustrum viert dan is dat natuurlijk reden voor een feestje. Als je iets wilt organiseren dan is het verstandig om daar op tijd mee te beginnen. Drie weken van tevoren nog een feest in elkaar draaien is een bijna onmogelijke opgave. Bovendien loop je dan het risico dat veel mensen die je er graag bij wilt hebben niet kunnen komen omdat ze inmiddels andere plannen hebben. Ook als je een bepaalde locatie op het oog hebt is de kans aanwezig dat die niet meer beschikbaar is als je niet tijdig reserveert. Maar hoe pak je het aan om er een geslaagd feest van te maken?

Wie zijn er aanwezig?

Ga je een feest organiseren dan is het allereerst belangrijk om te weten wie er zullen komen. Wordt het een formeel feest met toespraken en vervolgens een samenzijn met een hapje en een drankje? Of ga je voor een feest met een koud buffet en een gezellige dansvloer? Als je weet wat voor feest het moet gaan worden, kun je nadenken over de verdere organisatie. Je kunt een band laten spelen of een DJ uitnodigen als muziek gewenst is. Als er een buffet wordt geserveerd moet je vandaag de dag rekening houden met mensen die geen vlees of vis eten en wellicht ook met mensen die rekening moeten houden met een allergie voor bijvoorbeeld gluten of lactose. Als er ook oudere mensen aanwezig zijn is het praktisch om niet alleen statafels te hebben maar ook plekken in de zaal waar mensen kunnen zitten. Bepaal ook de begin- en eindtijd zodat je die in de uitnodiging kunt vermelden. Op een doordeweekse dag een feest organiseren kan wel, maar bedenk dan dat de aanwezigen de volgende dag wellicht weer moeten werken en daarom misschien eerder vertrekken.

Een optreden regelen voor je jubileumfeest

Om het jubileumfeest extra luister bij te zetten kun je een optreden van een artiest plannen. Meestal vindt zo’n optreden plaats aan het einde van de avond, vaak tussen 22.00 en 23.00 uur. Tot die tijd is het de taak van de DJ om de zaal ‘op te warmen’ voor het optreden. Je kunt leuke artiesten boeken via hun boekingsbureau. Je dient een aanvraag in en het bureau checkt of de artiest beschikbaar is. Vervolgens wordt je geïnformeerd over het honorarium en eventuele bijkomende kosten, zoals reiskosten. Daarnaast ontvang je informatie over wat er geregeld moet worden. Er moet een geschikte geluidsinstallatie zijn en de artiest moet kunnen beschikken over een kleedkamer. In die kleedkamer dienen voorzieningen te zijn getroffen die worden vermeld in de zogenaamde ‘rider’ van de artiest.

Vergunning aanvragen

Wil je een feest organiseren op een openbare locatie of waarvoor eventueel verkeersmaatregelen nodig zijn? Dan moet je toestemming vragen bij de gemeente. Doe dit ruim op tijd want het kan 6 tot 8 weken duren voordat je een reactie krijgt. Als de toestemming er niet komt dan moet er voldoende tijd zijn om een alternatief te regelen.