De Belastingdienst let strenger op goede kilometerregistratie

Ondernemers moeten ervoor zorgen dat ze een goede kilometerregistratie bijhouden van hun zakelijke kilometers. Deze kosten zijn namelijk aftrekbaar. Bedrijven die met meerdere zakelijke auto’s rijden, hebben daar flink wat administratie van. Van elke auto moeten dagelijks de ritten worden genoteerd. Door gebruik te maken van een digitaal systeem gaat dit een stuk makkelijker. Je kunt apparatuur van Accredis in je zakenauto’s laten plaatsen. Die houden bij waar de auto is geweest en hoeveel kilometer er is gereden.

Handige informatie voor je bedrijfsvoering

Het is niet alleen voor de Belastingdienst handig en nodig om je zakelijke kilometers bij te houden. Zo heb je ook inzicht in het brandstofverbruik of de kosten voor het laden van de accu’s van elektrische auto’s. Als er nieuwe leasecontracten moeten worden afgesloten kun je deze informatie gebruiken om hierin een juiste keuze te maken. En als je de reiskosten bij je klant in rekening brengt, bijvoorbeeld door een kilometervergoeding te factureren, dan is het natuurlijk belangrijk om het aantal kilometers te weten. Je kunt hier ook een routeplanner voor gebruiken, maar die is vaak minder nauwkeurig als het gaat om het werkelijke aantal kilometers dat is afgelegd.

Intensievere controle

Met het declareren van kilometers kan gemakkelijk worden gefraudeerd. Daarom doet de Belastingdienst vaak controles op dit punt. Door een adequate kilometer registratie bij te houden kun je bij controle van je administratie gemakkelijk de gevraagde gegevens overleggen. Daardoor verloopt de controle ook een stuk vlotter, wat dus neerkomt op minder belasting voor jezelf of voor je administratief personeel. Je moet zakelijke kilometers altijd kunnen verantwoorden. Bijvoorbeeld met een factuur van een opdracht of je moet kunnen aantonen dat je ergens was voor overleg, bijvoorbeeld met je boekhouder of een andere deskundige voor je bedrijf. Als je hier een goede administratie van bijhoudt is er natuurlijk niets aan de hand. Je mag voor je bedrijf gewoon zakelijke kilometers rijden en daar staat een vergoeding voor.

Het tracken van medewerkers

Als er een digitale tracker in de auto zit kun je daarmee niet alleen het aantal gereden kilometers eenvoudig registreren. Je kunt ook op het scherm van je laptop op kantoor zien waar je auto’s rijden en waar dus je personeel zich bevindt. Dat kan heel handig zijn, bijvoorbeeld als je de planning van opdrachten moet omgooien. Als een klant afzegt of als er juist een spoedklus tussendoor komt. Dan is het heel handig als je ziet wie waar rijdt zodat je de planning snel en gemakkelijk kunt aanpassen. Sommige medewerkers moeten eraan wennen dat altijd duidelijk is waar ze zijn. Maar vaak zien ze al snel de voordelen boven het nadeel van ‘Big Brother is watching you’. Aangezien je voor je werk onderweg bent is het immers logisch dat je leidinggevende kan zien waar je bent. Als je je gewoon aan de planning houdt heb je ook niets te verbergen.